การเพิ่มประสิทธิภาพในขั้นตอนการส่งมอบพัสดุด้วยคู่มือ กรณีศึกษา: การไฟฟ้าฝ่ายผลิตแห่งประเทศไทยOptimization of Parcel and Delivery Handling through a Guidance Handbook: A Case Study of Electricity Generating Authority of Thailand

Abstract

การศึกษาครั้งนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1) ศึกษาการทำงานและปัญหาของแผนกรับ-ส่งพัสดุสายงานกลาง 2) จัดทำคู่มือวิธีการส่งมอบพัสดุและเอกสาร โดยมีเครื่องมือที่ใช้ในการศึกษา ได้แก่ ผังแสดงเหตุและผล (Fish Bone Diagram) หลักการตั้งคำถาม (5W1H) ทฤษฎีการระดมความคิด (Brain Storming) จากการศึกษาปัญหาเบื้องต้นพบว่ามีจำนวนการส่งมอบพัสดุและเอกสารทั้งหมด 534 ครั้ง โดยมีความผิดพลาดอยู่ที่ 105 ครั้ง คิดเป็นร้อยละ 19.85 โดยปัญหาความผิดพลาดมีสาเหตุ 3 ด้าน คือ ด้านเอกสาร ด้านพัสดุ และด้านผู้ส่ง แนวทางแก้ไขปัญหา ได้แก่ การจัดทำคู่มือวิธีการส่งมอบพัสดุ และการทำแผ่นพับ การจัดทำคู่มือจัดทำขึ้นเพื่อแก้ไขปัญหาและเพิ่มประสิทธิภาพการส่งพัสดุและเอกสารของคู่ค้า ซึ่งรายละเอียดในคู่มือประกอบไปด้วย สถานที่ติดต่อส่งพัสดุ วิธีการตรวจสอบหน่วยงานที่รับผิดชอบ เอกสารประกอบการส่ง และขั้นตอนการส่งพัสดุ และมีการตรวจสอบโดยใช้แบบประเมินความพึงพอใจที่มีต่อคู่มือวิธีการส่งมอบพัสดุและเอกสาร วิเคราะห์โดยใช้ ค่าเฉลี่ย ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน ผลการวิเคราะห์ข้อมูล พบว่าความพึงพอใจที่มีต่อคู่มือในภาพรวม อยู่ในระดับมาก หากพิจารณารายด้านพบว่าด้านเนื้อหาของคู่มือ ด้านรูปแบบ และด้านการนำไปใช้ มีความพึงพอใจมากที่สุด

The objectives of this study were 1) to investigate the operations and challenges encountered by the central parcel delivery department, and 2) to develop a handbook containing guidance on document and parcel processing. The methods to carry out cause and effect analysis include the fish bone diagram, questioning principles (5W1H) and brainstorming theory. The total number of documents and packages delivered was 534; the number of errors reached 105, representing 19.85 percent. Three main causes of mistakes in delivery operations were attributed to document-, parcel-, and sender-related errors. A solution to minimize these challenges is through the development of a handbook or a pamphlet on delivery handling and processing. The details in the handbook consist of location of delivery, courier tracking, responsible agencies, documents required along with delivery procedures. A user satisfaction survey towards handling documents and packages was carried out. The mean and standard deviation were applied to describe data. As results, users expressed a high level of overall satisfaction. The top most satisfying aspects were the manual content, its format and implementation.